Styrelsen är näst högsta beslutsfattande organ efter bolagsstämman. Enligt aktiebolagslagen är styrelsen ansvarig för bolagets förvaltning och organisation, vilket betyder att styrelsen är ansvarig för att bland annat fastställa mål och strategier, säkerställa rutiner och system för utvärdering av fastställda mål, fortlöpande utvärdera Byggmax finansiella ställning och vinst samt utvärdera den operativa ledningen. Styrelsen ansvarar också för att säkerställa att årsredovisningen och koncernredovisningen samt delårsrapporterna upprättas i rätt tid. Dessutom utser styrelsen verkställande direktören.
Styrelseledamöterna väljs varje år på årsstämman för tiden fram till slutet av nästa årsstämma. Enligt Byggmax bolagsordning ska styrelsen till den del den väljs av bolagsstämman bestå av minst tre ledamöter och högst åtta ledamöter utan suppleanter.
Styrelseordförande väljs av årsstämman och har ett särskilt ansvar för ledningen av styrelsens arbete och att styrelsens arbete är välorganiserat och genomförs på ett effektivt sätt. Styrelsens ordförande deltar inte i den operativa ledningen av bolaget.
Styrelsen följer en skriftlig arbetsordning som revideras årligen och fastställs på det konstituerande styrelsemötet varje år. Arbetsordningen reglerar bland annat styrelsepraxis, funktioner och uppdelningen av arbetet mellan styrelseledamöterna och VD. I samband med det första styrelsemötet fastställer styrelsen också instruktioner för finansiell rapportering och instruktioner för VD.
Styrelsen sammanträder enligt ett årligt schema som fastställs i förväg. Utöver dessa möten kan ytterligare möten anordnas för att hantera frågor som inte kan hänskjutas till ett ordinarie möte. Styrelseordföranden och verkställande direktören har utöver styrelsemötena en löpande dialog kring ledningen av bolaget.
Styrelsens arbete 2011
Antalet möten under 2011 uppgick till tio. Viktiga ärenden som har behandlats av styrelsen under 2011 är, förutom godkännande av årsredovisning och delårsrapporter samt fastställande av affärsplan med därtill hörande budget, följande frågor:
- Beslut om aktieutdelning för 2010 med 1,5 kr per aktie
- Beslut om att införa ett långsiktigt incitamentsprogram
- Revidering och fastställande av bolagets policies
- Etablering av nya butiker i samtliga tre länder